Earl Nightingale a dit : « Comme dans toutes les entreprises réussies, la base d’une bonne retraite est la planification. » Cette planification vous permettra également de partir l’esprit tranquille lorsque viendra le moment de raccrocher votre toge.

Dans cette série de quatre articles, nous vous proposerons des mesures préventives pour éviter qu’un ancien dossier ne vienne vous hanter sur la plage ou sur le terrain de golf. Certains aspects de la couverture d’assurance en lien avec la retraite seront également abordés.

Mesures préventives en matière de gestion de la clientèle

Tout d’abord, informez suffisamment à l’avance vos clients de votre départ à la retraite. Cette annonce doit être communiquée par écrit, mais lorsque la relation professionnelle dure depuis plusieurs années, un appel téléphonique ou une rencontre s’impose également.

Fixez une date à partir de laquelle vous refuserez de nouveaux mandats. Il ne sert à rien d’accepter de nouveaux dossiers en sachant que vous ne pourrez les terminer. Vous risquez alors de créer de l’anxiété voire du mécontentement chez ces clients.

De même, déterminez les mandats qui pourront être menés à terme avant votre départ et ceux qui seront actifs.

Pour un dossier actif :

• Informez par écrit le client de la nécessité de se trouver un nouvel avocat et le délai pour ce faire. À défaut de respecter cette échéance, mentionnez au client qu’un Avis de cesser d’occuper ou une Demande pour cesser d’occuper sera déposé à la Il importe que votre retrait du dossier soit officialisé auprès de la Cour. L’avocat dont le nom apparait au plumitif demeure potentiellement responsable des délais ou de la négligence dans la conduite du dossier;

• Dans le choix de votre successeur au dossier, vous pouvez proposer au client l'avocat cessionnaire, mais il demeure libre de choisir l’avocat de son choix;

• Indiquez-lui par écrit les étapes à être accomplies dans son dossier et leurs échéances ainsi que les modalités pour reprendre possession de ce dernier, le cas échéant;

• En cas de transfert du dossier à un autre avocat, assurez-vous d’avoir obtenu le consentement écrit du client à cet égard. Gardez une copie de ce dossier pour vos archives.

Lorsque le dossier est inactif, transmettez au client une lettre comprenant les coordonnées de l’avocat cessionnaire responsable de vos dossiers fermés et les modalités pour récupérer son dossier, le cas échéant.

Lorsqu’un dossier est remis au client, assurez-vous de lui redonner les originaux tout en conservant une copie pour vos dossiers. En plus, faites-lui signer un accusé de réception précisant la liste des documents remis. De cette manière, le client ne pourra vous reprocher d’avoir égaré ces documents importants.

Pour tous vos dossiers, assurez-vous que votre facturation est à jour et que vos honoraires ont été dûment payés.

Concernant les sommes détenues dans votre compte en fidéicommis, obtenez les instructions du client relativement à la disposition de ces sommes (remises au client ou à l’avocat reprenant le dossier).

En suivant ces quelques mesures préventives, vous augmenterez les chances que vos relations professionnelles avec vos clients se terminent sur une note positive.

 

Références :

Lawyers Mutual Liability Insurance Company of North Carolina, Plan Ahead for Closing a Law Practice – Procedures for Retirement, Moving to a New Firm, or Your Death or Disability, juillet 2016, en ligne : https://nmcdn.io/e186d21f8c7946a19faed23c3da2f0da/556712d9bf0f4cb2a916cc810687d52b/files/risk-management-resources/practice-guides/Closing_Practice.pdf.  

Barreau du Québec, Êtes-vous prêt? 25 questions pour évaluer la planification de votre retraite, Octobre 2018, en ligne : https://www.barreau.qc.ca/media/3krjsfhe/guide-planification-retraite.pdf.