Depuis plusieurs mois, Marika consacre temps et énergie au développement de la clientèle. Aujourd’hui, elle récolte le fruit de ses efforts et rencontre Éva Zive, une célèbre artiste peintre et cliente potentielle, qu’elle a rencontrée lors d’un cocktail de réseautage.

Madame Zive indique à Marika qu’elle souhaite poursuivre Jean Veupas qui fait défaut d’honorer le contrat d’acquisition d’une de ses toiles présentées lors de son exposition à Sherbrooke.

Installée dans la salle de conférence, Éva Zive raconte les circonstances de la vente de la toile. Ses souvenirs sont un peu flous et elle élude parfois certaines questions. Marika conclut l’entrevue en indiquant qu’une recherche de conflits d’intérêts doit être effectuée avant qu’elle puisse accepter le mandat.

Marika sait combien une recherche de conflits est importante. Me Léveillé, avocate et personne-ressource du cabinet en matière de conflits d’intérêts, lui a souvent rappelé que les situations de conflits d’intérêts se présentent généralement en deux grandes catégories. D’une part, du fait des intérêts opposés de deux clients, anciens ou actuels et, d’autre part, du fait des intérêts opposés du client et de l'avocat. Ainsi, pour éviter ces problématiques, un système de repérage des conflits d'intérêts devrait permettre de les repérer, et ce, que le système soit manuel ou informatisé.

Lors de la réception des résultats de la recherche de conflits d’intérêts, Marika découvre que Jean Veupas est un client de longue date du cabinet. Marika s’interroge alors sur l’existence d’un potentiel conflit d’intérêts puisqu’elle a obtenu de l’information d’Éva Zive, et ce, même si cette information était lacunaire. En effet, le Code de déontologie des avocats est explicite, « L’avocat évite toute situation de conflit d’intérêts. »[1]

Marika contacte Me Léveillé pour discuter de cette situation. À la lumière des renseignements recueillis, il ressort qu’aucune information confidentielle susceptible de créer un conflit d’intérêts n’a été fournie par Éva Zive lors de l’entrevue initiale.

Me Léveillé profite de cet entretien pour donner à Marika quelques balises de navigation pour éviter tout naufrage dans les eaux troubles des conflits d’intérêts.

• L'établissement d'un bon système de repérage de conflits d’intérêts est primordial. Pour en assurer la fiabilité, les informations appropriées doivent s'y retrouver, les procédures d'entrée des données doivent être uniformes, il doit être utilisé et mis à jour régulièrement.

• La désignation d'une personne-ressource en matière de conflits d'intérêts au sein d’une société permet d'éclaircir certains imbroglios et d'éliminer tout doute quant à une situation donnée. Les situations de conflits d’intérêts doivent être évaluées à l’égard de tous les clients de la société.

• L’information sur les clients doit comprendre :

° Nom de tous les clients, anciens ou actuels, ainsi que celui de leur conjoint ou des personnes liées dans le cas d'une personne morale;

° Numéro de dossier;

° Date d'ouverture du dossier;

° Nature du mandat confié (travail juridique à effectuer);

° Nom des parties adverses ou de toutes les parties impliquées;

° Nom de l'avocat responsable du dossier, le cas échéant.

• L’information sur les employés de la société inclut :

° Nom de tous les professionnels et de leur conjoint;

° Nom de tous les employés et de leur conjoint;

° Nom de toutes les sociétés ou compagnies dans lesquelles ils ont des intérêts.

• L’information sur les mandats refusés comprend :

° Nom de la personne ou de l'organisme que votre société a refusé de représenter;

° Nom de toutes les parties adverses ou impliquées;

° Nature de la cause.

• Pour que le système de repérage des conflits d'intérêts soit efficace et fiable, il est préférable que l'entrée des données soit effectuée par une seule personne. Cette façon de procéder garantit une uniformité indispensable. Évidemment, il est sage qu'au moins deux personnes maîtrisent les rouages du système, et ce, bien qu'une seule en assume la responsabilité.

• Le repérage des conflits d'intérêts potentiels doit se faire au moins à trois étapes distinctes, soit :

° lors du premier contact avec le client potentiel (entrevue initiale, conversation téléphonique, etc.), et ce, avant même d'obtenir des renseignements de nature confidentielle de la part de celui-ci;

° à l'ouverture du dossier;

° à l'arrivée d'une nouvelle partie au dossier.

• Selon l'importance de la société, l'un des meilleurs moyens d'utiliser le système de repérage des conflits d'intérêts est de transmettre une demande écrite à la personne responsable du système. Cette personne comparera les informations de la demande de repérage avec celles déjà inscrites au système et fera part de ses conclusions à l'avocat responsable. Il est important de conserver au dossier une trace de la vérification effectuée en conservant, par exemple, une copie de la demande de vérification et de la réponse de la personne responsable du système.

• Une mise à jour du système de repérage des conflits d'intérêts doit être effectuée lors de l'arrivée de nouveaux membres de la société. Il est nécessaire que ceux-ci révèlent les noms de leurs clients antérieurs et les informations pertinentes des dossiers dans lesquels ils ont été impliqués.

Ainsi, avant de larguer les amarres, suivons les recommandations mentionnées ci-haut pour limiter les risques de faire face aux conflits d’intérêts.

Ces recommandations permettront de garder « le vent en poupe » et de mener nos dossiers à bon port, tout en limitant les risques de réclamations en responsabilité professionnelle pour conflits d’intérêts puisque nous sommes seul(s) « Maître(s) à bord »!

 

[1] RLRQ, c. B-1, r. 3.1, art. 71