Marika regarde rêveuse par la fenêtre de son bureau, elle pense à la fin de semaine qui approche et aux quelques jours qu’elle va passer au Bic à admirer les somptueux paysages et la beauté du fleuve.

Cela fait plusieurs semaines que Marika travaille de longues heures dans ses dossiers et notamment dans celui de Monsieur Juste Isse concernant un litige relatif à des vices cachés affectant un bien immobilier de grande ampleur.

Lors d’une conférence de règlement à l’amiable tenue hier, les parties ont finalement conclu une entente mutuellement satisfaisante et l’ont fait homologuer par le Tribunal.

Aujourd’hui, Marika souhaite fermer rapidement ce dossier afin de pouvoir partir tôt pour le Bic. Elle transmet par courriel une copie de l’entente homologuée à M. Juste Isse avec une note explicative. Elle imprime ce courriel et sa pièce jointe puis classe le tout au dossier.

Marika remet immédiatement le dossier à son adjointe afin que celle-ci retourne les documents originaux à M. Isse puis ferme le dossier et l’envoie à l’archivage.

Passant dans le couloir, Me Léveillé entend les instructions données par Marika à son adjointe.

Me Léveillé rappelle alors à Marika que plusieurs démarches doivent être entreprises avant de procéder à la fermeture d’un dossier et que, parfois, notre empressement à vouloir fermer un dossier trop rapidement risque d’entraîner une réclamation en responsabilité professionnelle.

Me Léveillé souligne également à Marika l’importance de conserver au dossier une copie de tous les documents retournés au client. En cas de poursuite en responsabilité professionnelle, la meilleure défense d’un avocat est un dossier bien documenté.

Me Léveillé suggère à Marika, à la fin d’un mandat, de transmettre par écrit au client :

• Un exposé de ce qui a été réalisé;
• Une référence aux documents retournés (en conservant une copie complète des documents retournés);
• Un rappel de tout délai de prescription applicable et les gestes additionnels à poser pour sauvegarder les droits du client, le cas échéant;
• Un compte final d’honoraires;
• Un mot de remerciement ainsi que nos disponibilités.

Marika s’empresse de suivre les conseils de Me Léveillé et transmet à M. Juste Isse une lettre de fin de mandat comportant les éléments mentionnés ci-haut.

Finalement, Marika quittera le cabinet un peu plus tard en direction du Bic, mais avec en prime, l’esprit plus léger et le sentiment du devoir accompli!