En ce samedi matin, les gouttes de pluie frappent doucement à la fenêtre du bureau de Marika.

La semaine dernière, Marika avait demandé l’aide d’un stagiaire pour préparer l’ébauche d’une opinion en droit des affaires pour son client, monsieur Maxime Isez-Lesprofits.

Malheureusement, cette ébauche est rendue en retard et ne correspond pas aux attentes de Marika. Elle doit maintenant passer la fin de semaine au cabinet pour rédiger, sans délai, cette opinion tant attendue.

Déléguer un travail est une tâche délicate : il faut confier celui-ci à la personne appropriée pour obtenir un résultat optimal. À défaut, il sera nécessaire de recommencer le travail… dans un court laps de temps.

Comment faire pour allier « déléguer » avec « efficacité »?

Déléguer un travail est comme un investissement, il faut y consacrer du temps et expliquer à la personne à qui nous confions un travail, ce que nous recherchons et comment le travail effectué doit nous être remis. Au fur et à mesure, cette délégation sera bénéfique et elle nous permettra de libérer du temps à consacrer à des tâches plus essentielles. 

Quand vient le temps de déléguer une tâche, la première étape de notre réflexion est de déterminer si un ou plusieurs de nos collègues sont familiers avec ce type de travail. Demandez-leur s’ils ont déjà effectué ce genre de tâche et comment ils ont procédé.

Outre le savoir-faire, la motivation à exécuter la tâche déléguée doit également être prise en considération. Certaines personnes auront besoin de plus d’encadrement pour que la délégation soit un succès. Offrez du soutien et soyez disponible pour toutes questions. Déléguer un travail ne veut pas dire ne plus s’en préoccuper, au contraire!

Lors de la remise des tâches déléguées, donnez de la rétroaction : commentez le travail rendu et expliquez pourquoi certains aspects de celui-ci doivent être effectués d’une certaine manière. Mettez en lumière la structure sous-jacente au type de travail exécuté.

Lorsqu’on délègue une tâche, il est important d’accorder un délai pour la remise de celle-ci qui ne soit pas trop proche de l’échéance à laquelle nous devons terminer l’entièreté du travail.

Il peut être bénéfique de planifier, à différents intervalles, de courtes rencontres pour valider l’avancement du travail. Un suivi régulier auprès de la personne à qui nous déléguons une tâche permettra de vérifier qu’elle est sur la bonne voie et respectera le délai octroyé pour la remise du travail final.

Enfin, avant de confier un travail à un stagiaire ou à un collègue, obtenez préalablement l’autorisation du client par écrit. N’oubliez pas que vous êtes l’avocat responsable du dossier et qu’il en va de votre responsabilité professionnelle.

 

Références

Sabina Nawaz, “For Delegation to Work, It Has to Come with Coaching”, Harvard Business Review, Delegating, 5 mai 2016, en ligne : https://hbr.org/2016/05/for-delegation-to-work-it-has-to-come-with-coaching?autocomplete=true.

Marshall Goldsmith, “How Can I Delegate More Effectively?”, Harvard Business Review, Delegating, 12 septembre 2007, en ligne : https://hbr.org/2007/09/how-can-i-delegate-more-effect.

Jesse Sostrin, “To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well”, Harvard Business Review, Leadership Transitions, 10 octobre 2017, en ligne : https://hbr.org/2017/10/to-be-a-great-leader-you-have-to-learn-how-to-delegate-well?autocomplete=true.