Nous connaissons tous cette maxime de Nicolas Boileau : « Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. »

Pourtant, les problèmes de communication entre un avocat et son client sont annuellement à l’origine de nombreuses réclamations en responsabilité professionnelle.

Ainsi, le choix des mots, la tournure des phrases, la ponctuation utilisée lors de la rédaction d’opinions, de procédures, de lettres et de courriels peuvent se révéler plus ardus qu’il n’y paraît à première vue.

Tout d’abord, lors de la rédaction, évitons les mots inutiles qui alourdissent le contenu de l’écrit et qui ont souvent pour effet de diminuer l’attention que le lecteur porte au texte.

Toutefois, il ne faut pas tomber dans l’effet inverse en simplifiant trop les propos transcrits. Si un mot est essentiel à une bonne compréhension du texte, il est nécessaire de le conserver.

Il faut donc s’interroger sur le rôle essentiel ou superflu de certains mots. Ceux-ci ajoutent-t-ils quelque chose au texte? Si le mot est retiré, la phrase est-elle incomplète, voire lacunaire? Qu’est-ce que ce mot ajoute aux propos tenus?

Ainsi, pour ne pas atténuer la teneur de l’écrit, gardons les mots dont nous avons besoin et retirons ceux qui sont inutiles et parasitent le contenu du texte.

Également, prenons soin d’éviter les répétitions. À cet effet, combinons les phrases répétitives afin d’obtenir une version plus courte, plus concise et plus compréhensible du propos exprimé.

Privilégions une idée par paragraphe pour garder nos écrits cohérents, concis et proportionnés.

Le choix des mots utilisés dans le texte est crucial. Des poursuites en responsabilité professionnelle sont intentées contre des avocats pour diffamation. Rappelons que l’avocat a un devoir de conseil envers son client et cela inclut, notamment, le choix des mots employés dans des procédures ou dans des lettres et courriels.

Évitons le jargon juridique dont les termes sont souvent difficiles à décoder et à assimiler pour de nombreux clients. Il est important que notre message soit communiqué en termes simples et précis pour en faciliter la compréhension et éviter toute ambiguïté.

La ponctuation est notre alliée si elle est utilisée de la bonne façon : attention aux virgules mal placées qui donnent à la phrase du texte une signification tout autre… et qui pourrait venir nous hanter par après…

Enfin, notre écrit terminé, demandons à un collègue de le lire et de nous donner son opinion sur celui-ci. Cette rétroaction permettra entre autres de valider si le message est adéquat, de vérifier la pertinence des mots ainsi que la structure des idées, etc.

En terminant, citons Winston Churchill : « Il n’y a rien de négatif dans le changement, si c’est dans la bonne direction. »

 

Références :

Jane Rosenzweig, How to Write Concisely, Harvard Business Review, Business Writing, 17 juin 2022.

John S. Fielden, What Do You Mean I Can’t Write?, Harvard Business Review, Business Communication, du Magasine May 1964.