En cette période de pandémie de COVID-19, le télétravail est devenu notre nouvelle réalité. Pourtant, il n’est pas toujours aisé de travailler à distance.

En effet, avec le télétravail, nous avons perdu le bénéfice qu’offrait la proximité physique de notre bureau avec ceux de nos collègues. Nous ne pouvons plus passer furtivement dans le couloir pour regarder, à travers une porte entrouverte, si notre confrère est disponible pour lui poser une question. Assis derrière nos écrans à la maison, nous sommes désormais plus hésitants à solliciter l’opinion de nos collègues par voie électronique ou par téléphone.

Cette situation peut être exacerbée lorsqu’un nouvel avocat se joint à un cabinet puisqu’il n’est pas toujours facile de commencer de nouvelles fonctions à distance.

Sans prétendre à l’exhaustivité, cet article présente quelques suggestions, sous forme de points saillants, pour faciliter l’arrivée virtuelle du nouvel avocat au sein du cabinet et pour éviter de potentiels manquements professionnels découlant d’embûches rencontrées, parfois, à la suite de cette arrivée à distance.

1. Offrir des ressources dès l’arrivée du nouvel avocat  

   • Disponibilité des outils technologiques de travail et formation quant à leurs fonctionnements. Ces outils, lorsqu’ils sont bien utilisés, peuvent s’avérer fort utiles pour respecter nos obligations professionnelles. Pensons, entre autres, aux outils qui concernent la gestion des délais.
   • Désignation d’une personne-ressource/mentor pour toutes questions.

2. Créer des liens avec le cabinet 

   • Faire connaître la culture du cabinet, ses missions, valeurs et vision en informant notamment sur les politiques internes, normes de communication, classification des documents, code vestimentaire (même à distance!), étiquette à respecter pendant les vidéoconférences, etc.;
   • Favoriser les rencontres virtuelles entre les avocats du cabinet. Par exemple, une rencontre hebdomadaire entre collègues d’un même groupe de travail permettra de prendre le « pouls » de chacun, de discuter de problématiques rencontrées dans des dossiers et de garder le contact malgré la distanciation physique.

3. Favoriser une communication efficace 

   • Exprimer des attentes claires. De nombreuses réclamations en responsabilité professionnelle ont pour fondement des malentendus. Il est donc primordial de communiquer de manière explicite l’information appropriée afin de limiter les risques de méprises;
   • Favoriser la rétroaction et les suivis. Parfois, les courriels de suivi que nous transmettons n’obtiennent malheureusement pas de réponse. Le nombre de courriels reçus est impressionnant pendant cette période de télétravail et certains peuvent se fondre rapidement parmi les courriels de la journée ou de la semaine. Il est conseillé que les courriels de relance évitent le mot « suivi » et recourent à un terme plus accrocheur. De plus, un niveau de langage légèrement ou modérément positif dans un courriel a comme effet bénéfique d’obtenir des taux plus élevés de réponses que les courriels dont le ton demeure neutre. Aussi, gardons en tête qu’un appel téléphonique peut être plus productif dans bien des cas;
   • Définir les rôles respectifs des avocats au dossier : toute délégation implique une supervision et une révision attentive du travail effectué. Selon les circonstances, notre responsabilité peut être engagée même si nous avons délégué une tâche à quelqu’un d’autre.

4. Effectuer une gestion efficiente des dossiers 

   • Vérifier l’existence de conflits d’intérêts potentiels à l’arrivée du nouvel avocat et procéder à la mise en place de « murs de Chine » ou de toutes autres mesures nécessaires, le cas échéant.
   • Vérifier si le nouvel avocat est assuré auprès du Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec;
   • Rappeler l’importance du secret professionnel et de la confidentialité. Une politique interne peut être mise en place à cet effet. Ainsi, même si l’on est en télétravail depuis la maison ou le chalet, il n’en demeure pas moins qu’aucune discussion relative à des dossiers ne doit avoir lieu dans des espaces ne garantissant pas la confidentialité et le secret professionnel. Le non-respect de la confidentialité ou du secret professionnel peut être la source d’une réclamation en responsabilité professionnelle.

En conclusion, une arrivée virtuelle planifiée du nouvel avocat permettra de « faire d’une pierre deux coups » c’est-à-dire favoriser une intégration professionnelle réussie au cabinet et limiter les risques de responsabilité professionnelle.

 

Références :

HBR Editors, “ Our Favorite Management Tips of 2021 ”, Leadership And Managing People, Harvard Business Review, December 30, 2021.

https://hbr.org/2021/12/our-favorite-management-tips-of-2021

Grace Lordan, Teresa Almeida, Lindsay Kohler, “ 5 Practices to Make Your Hybrid Workplace Inclusive ”, Business Management, Harvard Business Review, August 17, 2021.

https://hbr.org/search?search_type=&term=5+practices+to+make+your+hybrid+workplace

Guide de prévention en responsabilité professionnelle, Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec, Mise à jour – Février 2022.

Guide de prévention en responsabilité professionnelle - Février 2022