Par un beau dimanche après-midi du mois de janvier 2022, Marika est assise dans son salon et caresse distraitement la tête de Mandamus, le chat persan qu’elle a adopté pour l’aider à surmonter la solitude due au confinement.

Marika est songeuse et réfléchit à tous ces derniers mois en télétravail. Certes, en début de pandémie, elle appréciait la flexibilité que procurait cette modalité d’exécution du travail. Il lui arrivait de faire une brassée de lavage entre deux rencontres Teams avec des clients, de prolonger son heure de dîner pour participer à un cours de yoga en plein air ou de fixer certains rendez-vous personnels durant la journée. Consciencieuse, Marika prolongeait ses heures de travail pour rattraper le temps consacré à ses activités personnelles.

Or, dernièrement, Marika entretient une certaine amertume envers le télétravail. Alors qu’elle croyait que ce dernier était synonyme de flexibilité et d’une meilleure conciliation travail-famille, elle a plutôt l’impression de travailler plus d’heures, d’être moins efficace, sans compter que le travail empiète sur les autres sphères de sa vie.

Marika se sent fatiguée et manque de motivation. D’ailleurs, elle procrastine régulièrement et reporte des échéances dans ses dossiers, et ce, au grand désarroi de ses clients qui ont déjà vécu plusieurs délais en raison de la suspension des délais prévue par l’Arrêté 2020-4251.

Marika s’interroge : Comment tirer profit du télétravail et éviter que ses relations avec ses clients ne se détériorent?

Mesures préventives :

Pour que le télétravail soit gage d’une meilleure flexibilité et d’une meilleure conciliation travail – famille, encore faut-il se doter de méthodes pour demeurer productif et vous aider à garder votre travail structuré. Voici quelques mesures préventives pour demeurer productif en télétravail :

1. Conservez une routine matinale : Cela implique de régler votre cadran et de maintenir vos habitudes matinales comme si vous alliez au bureau. Certains vont même jusqu’à simuler un temps de voyagement en prenant une marche avant de débuter leur journée. Une routine matinale permet de vous préparer mentalement à amorcer le travail.

2. Établissez un horaire de travail : Maintenez dans la mesure du possible votre horaire usuel de travail. Si cela s’avère impossible, tentez, à tout le moins, d’avoir une certaine routine et structure dans votre horaire. Dans ce contexte, informez vos clients et vos collègues tout en les rassurant quant à votre disponibilité. Également, indiquez-leur les meilleurs moments ainsi que la façon la plus simple de vous joindre.

   Par ailleurs, dans son article paru dans le Harvard Business Review et intitulé How to Stay Focused When You’re Working from Home, Elizabeth Grace Saunders, coach en gestion de temps, fondateur de Real Life E Time Coaching & Speaking et auteur des livres How to Invest Your Time Like Money et Divine Time Management, suggère de clarifier ce qui est acceptable de faire durant vos « heures de bureau » de ce qui ne l’est pas. Pour vous aider, posez-vous la question suivante : « Si j’étais au travail, est-ce que je ferais cette tâche durant la journée »? Si la réponse est non, faites cette activité avant ou après votre journée de travail.

3. Organisez votre espace de travail : D’une part, cela permet de créer une frontière entre le travail et la vie personnelle, d’autre part, un tel endroit favorise le respect du secret professionnel en limitant l’accès aux documents ou conversations confidentiels. 

   Également, saviez-vous que la manière dont vous aménagez votre environnement de travail influence vos comportements et peut favoriser le changement de certaines habitudes? C’est ce que suggère l’article What Super Productive People Do Differently écrit par Amantha Imber, fondateur d’une agence de consultants en science comportementale et animateur du Balado How I Work.

   À titre d’exemple, si vous procrastinez dans la rédaction d’une opinion, pourquoi ne pas terminer votre journée en laissant sur votre bureau le dossier dans lequel vous repoussez cette tâche? Le lendemain, la première chose que vous verrez est votre dossier pour lequel une opinion doit être transmise au client. Cela facilitera l’amorce du travail.

4. Planifiez vos tâches : Privilégiez une planification hebdomadaire par opposition à une planification journalière. Une telle planification permet de prendre connaissance suffisamment à l’avance de vos échéances afin d’effectuer le travail sans stress. Par opposition, une planification journalière vous amène à ne vous consacrer qu’aux urgences (téléphones, courriels) et aux crises. Dans une telle situation, un délai peut vous échapper.

   Dans le cadre de votre planification, n’oubliez pas de prévoir des créneaux de travail sans interruption pour les tâches complexes qui demandent de la concentration. Indiquez à vos collègues et votre adjointe les périodes de la semaine où vous souhaitez ne pas être dérangé.

5. Regroupez les retours d’appel, les réponses aux courriels reçus ou vos réunions de travail virtuelles : Il s’agit de fixer des périodes dans vos journées pour effectuer ces tâches. Par exemple, vous pourriez décider de répondre à vos appels et à vos courriels trois fois par jour (Ex. : début de la journée, avant l’heure du dîner et en fin de journée). L’objectif est de conserver dans votre journée des créneaux de travail sans interruption. 

   La même logique pourrait s’appliquer aux réunions virtuelles. Selon une étude de l’Université de l’État de l’Ohio, les heures de travail précédant une réunion seraient moins productives. Plus particulièrement, une personne qui doit participer à une réunion dans une heure ou deux effectue 22 % moins de travail que si elle n’avait aucune réunion. En effet, la personne réfléchira à ce qu’elle dira lors de la réunion ou peaufinera sa présentation. Il est difficile de se concentrer (expérimenter un état de flow) sur une autre tâche que la réunion lorsque vous savez que vous serez interrompu dans les prochaines minutes.

   Ainsi, si cela est possible et afin de gagner en productivité, vous pourriez regrouper vos réunions virtuelles dans trois journées de la semaine (Ex. : lundi, mercredi et vendredi) ou fixer ces dernières le matin et laisser vos après-midis libres pour le travail individuel.

6. Utilisez les technologies pour faciliter la planification de votre travail : N’hésitez pas à utiliser la technologie afin de faciliter la gestion des délais, des rappels et des périodes destinées au travail collaboratif. Plusieurs boîtes de messagerie courriel possèdent des applications permettant de gérer ces éléments. Pensons notamment à To Do dans Outlook et aux applications telles que Teams et Microsoft Viva.

7. Établissez des règles favorisant le télétravail avec les autres occupants de la maison : Dans le contexte de pandémie actuelle, vous n’êtes probablement pas la seule personne à travailler à la maison. Tout comme pour vos collègues et clients, indiquez clairement aux autres occupants de la maisonnée, votre horaire de travail (Ex. : 8 h à 17 h), les moments de la journée où vous êtes disponible (Ex. : sur l’heure du lunch) ainsi que ceux où vous ne devez absolument pas être interrompu (Ex. : audition virtuelle avec un juge).

8. Accordez-vous des moments de repos et pratiquez des activités que vous aimez : Tout d’abord, les périodes de repos sont nécessaires pour favoriser la créativité ou la résolution de problèmes complexes. Par ailleurs, bien que vous travailliez à la maison, les vacances sont une occasion de « recharger vos batteries » et revenir au travail frais et dispos. Quant à l’exercice physique, il influence positivement sur votre performance au travail. Aussi, prévoyez à votre agenda des périodes pour ces moments.

Comme bien des choses, le télétravail possède sa part d’avantages et d’inconvénients. Cela dit, pour tirer profit de ces avantages, une discipline s’impose. Suivre les mesures préventives ci-dessus, vous aidera à relever les défis du télétravail et influencera positivement votre productivité. Il n’est jamais trop tard pour adopter de nouvelles habitudes!

 

Références :

Amantha Imber, “What Super Productive People Do Differently”, dans Harvard Business Review, 8 décembre 2020, en ligne : https://hbr.org/2020/12/what-super-productive-people-do-differently.

Elizabeth Grace Saunders, “How to Stay Focused When You’re Working from Home”, dans Harvard Business Review, 28 septembre 2017, en ligne : https://hbr.org/2017/09/how-to-stay-focused-when-youre-working-from-home.

Indeed Editorial Team, “20 Tips for Working From Home: How To Be Productive Outside the Office”, dans Career Guide, 15 novembre 2021, en ligne : https://www.indeed.com/career-advice/career-development/productivity-tips-working-from-home.