L’une des tâches importantes dans le cadre de l’organisation de votre retraite réside dans le transfert de vos dossiers actifs à l’avocat cessionnaire. Or, cette étape n’est pas sans risque en matière de responsabilité professionnelle. Le Fonds d’assurance a traité plusieurs réclamations en lien avec l’inactivité de dossiers durant cette période de transition. L’avocat transférant cesse de travailler dans le dossier alors que l’avocat cessionnaire n’en prend pas immédiatement connaissance tenant pour acquis qu’il est en ordre et qu’aucun délai ne viendra à échéance. Des délais peuvent donc passer inaperçus ou des erreurs sont commises en l’absence de révision du travail effectué par son prédécesseur.

Dans le cadre de cet article, nous nous concentrerons sur les mesures préventives à adopter lors du transfert de vos dossiers.

Il peut être anxiogène, déstabilisant, voire frustrant pour vos clients de devoir confier leur dossier à un nouvel avocat. Pour éviter que ces émotions négatives ne se transforment en reproches, privilégiez le transfert progressif de vos dossiers. Prenez le temps de présenter votre collègue à vos clients et effectuez certaines tâches en collaboration avec ce dernier. En agissant de la sorte, vous favoriserez l’établissement d’un lien de confiance entre vos clients et l’avocat cessionnaire.

De même, cette période de collaboration permet de réviser vos dossiers avec votre successeur. Vous pourrez lui expliquer votre vision du dossier, la stratégie adoptée et les écueils pouvant se manifester dans certains d’entre eux.

Nonobstant ce qui précède, il est primordial de lui communiquer certaines informations par écrit pour chacun de vos dossiers :

• La nature du mandat confié;
• Le résumé de la théorie de la cause;
• Les problèmes anticipés;
• Le statut du dossier, les prochaines démarches à effectuer;
• Les échéances à respecter (prescription, délais procéduraux);
• Entente de facturation avec le(s) client(s).

Veillez également à ce qu’il ait accès à votre système d’agenda afin d’éviter le non-respect des délais dans les dossiers. Ce dernier devrait également avoir accès à votre messagerie courriel et à la boîte vocale de votre téléphone. Assurez-vous que toute correspondance dans les dossiers transférés lui soit acheminée.

Remettez à l’avocat cessionnaire une copie de votre liste de dossiers actifs ainsi que l’inventaire des dossiers fermés. Quant à votre liste de dossiers actifs, elle devrait notamment contenir les éléments suivants :

• Coordonnées du client;
• Coordonnées de l’avocat de la partie adverse;
• Le statut du dossier et les délais à respecter (délais de prescription, procéduraux ou autres).

Les dossiers fermés qui se situent dans la période de conservation de sept ans doivent également être cédés à un avocat cessionnaire. Assurez-vous que ce dernier aura accès au lieu d’entreposage de vos dossiers fermés. Il doit également avoir été informé de la procédure d’archivage de vos dossiers afin de retracer l’un d’eux rapidement, si nécessaire.

D’un commun accord avec votre successeur, fixez une date butoir à laquelle vous cesserez de poser des actes dans les dossiers. Cette date doit également être communiquée par écrit au client. À ce moment, un Avis de substitution de procureur ou un Avis de cesser d’occuper devra avoir été déposé dans les dossiers judiciarisés.

On peut transférer des dossiers, mais pas sa responsabilité professionnelle. Pour éviter les reproches liés à un transfert de dossiers fait à la va-vite, accordez votre attention à cette étape cruciale de la planification de votre retraite.

 

Références :

Lawyers Mutual Liability Insurance Company of North Carolina, Plan Ahead for Closing a Law Practice – Procedures for Retirement, Moving to a New Firm, or Your Death or Disability, juillet 2016, en ligne : https://nmcdn.io/e186d21f8c7946a19faed23c3da2f0da/556712d9bf0f4cb2a916cc810687d52b/files/risk-management-resources/practice-guides/Closing_Practice.pdf.  

Barreau du Québec, Êtes-vous prêt? 25 questions pour évaluer la planification de votre retraite, Octobre 2018, en ligne : https://www.barreau.qc.ca/media/3krjsfhe/guide-planification-retraite.pdf.